Atenciones especiales en los negocios

En el mundo empresarial hay que trabajar pos conseguir vínculos de confianza y amistad fuertes, capaces de hacer frente a situaciones adversas y ante todo a la competencia. Se trata de proyectar una imagen y, además, que esta imagen nos diferencie.

• Motivos por los que la empresa debe tener atenciones especiales en los negocios:

1. Darse a conocer.
2. Honrar a una personalidad, empresa, institución u organismo.
3. Dar a conocer determinados acontecimientos o situaciones.
4. Adquirir contactos beneficiosos para el negocio.
5. Devolver y/o solicitar favores.
6. Conocer el mercado y/o competencia averiguando sus necesidades.
7. Fidelizar clientes.
8. Anticiparse a situaciones conflictivas.
9. Iniciar o cerrar negociaciones.
10. Celebrar éxitos conseguidos.
11. Agradecer determinados trabajos o esfuerzos realizados por los trabajadores.
12. Devolver la hospitalidad que anteriormente han tenido con nosotros o con nuestra empresa.

• Los regalos:

En primer lugar averiguaremos los gustos y preferencias de la persona en cuestión. Los regalos, nunca deben ser personales u ofensivos a su religión o tradiciones.
En segundo lugar, no deben ser demasiado caros.
El regalo más común son las flores,cuyo frescor, color y aroma son cuidadosamente estudiados por el significado psicológico que aportan.
El protocolo empresarial permite ciertas atenciones especiales en determinadas circunstancias:

1. Para obtener beneficios.
2. Cuando algún empleado, cliente o socio celebra acontecimientos importantes.
3. Cuando la empresa celebra fechas o acontecimientos especiales.
4. En casos de jubilación.
5. En visitas de delegaciones de otros países.
6. Para premiar la lealtad de determinados clientes.
7. Para premiar esfuerzos.

Entorno de la negociación

Es el lugar donde se celebran las reuniones y tienen lugar las conversaciones.
Su elección debe hacerse con sumo cuidado. Debe ser una zona de prestigio, un edificio con buena imagen, una sala o salón con estilo y con todas las comodidades necesarias. Aspectos tales como la capacidad, la  adecuada iluminación, climatización y acústica de la sala de reuniones pasan a ocupar un primer plano.
Las negociaciones tienen lugar en torno a una mesa:

• Mesa rectangular: es la más habitual para las negociaciones y reuniones. Si somos nosotros quienes organizamos el evento nos sentaremos de espaldas a las ventanas, jugando con la luz a nuestro favor.
• Mesa de herradura o en U invertida: su utilización es adecuada si son tres las partes interesadas en la negociación. En este caso presidiremos nosotros, ya que somos los organizadores del encuentro.
• Mesa oval: la presidencia se ubicará en el centro de uno de los lados mayores.
• Mesa circular: más cordial y homogénea, aunque su diámetro puede ser una limitación, los invitados quedan unos enfrente de otros. También existen mesas con un espacio en su interior.

En las mesas debemos colocar: los tarjetonespara leerse por ambos lados, un bloc con folios, bolígrafos, lápices, clips, una taza para café o té, platillos con pastas y galletas, bolsitas de leche en polvo, agua,copas y servilletas.
En cuanto a las mesas para firmas y ratificaciones de acuerdos, su decoración será más sencilla, con una escribanía de plata en el centro es más que suficiente. Su equipamiento constará de: carpetas de piel, porta-plumas y plumas en perfecto estado.

Ideas básicas para la persuasión y la negociación

La persuasión y la negociación forman parte esencial del  protocolo empresarial, para ello, nos centraremos en una serie de ideas básicas que harán más fácil el desarrollo del proceso.
1. Lo primero es estar convencidos plenamente de aquello sobre lo que tenemos que convencer.
2. Conocer muy bien a la otra parte, ponernos en su lugar y localizar el posible "choque de intereses".
3. Crear un ambiente, un entorno adecuado y cordial en el que no se trate directamente el tema. Daremos un lugar prioritario a la toma de contacto, a la entrega de atenciones especiales, al recibimiento y el agradecimiento de las mismas.
4. Empezar primero por los puntos más factibles en los que sabemos que sí que va a haber acuerdo.
5. El saber escuchar se convierte en un aliado. No se trata solo de oír, sino de comprender lo que se ha oído.
6. Se debe encontrar un punto en el que tras la exposición de ambas partes, la comprensión sea mutua, se produzca ese feedback o realimentación necesaria para que la comunicación sea eficaz.
7. No vencer convenciendo, sino convencerse por uno mismo.

Objetivos de actos protocolarios empresariales

El objetivo fundamental de los actos protocolarios es la negociación.
La negociación la vamos a entender como la confluencia de intereses de varias partes que conducen a un acuerdo común en el que se alcanzan unos beneficios.
De éste primer objetivo se desprenden los siguientes objetivos derivados:
-Conseguir un punto intermedio en el que ambas partes logren satisfacer sus objetivos o intereses, ya que sin él no se llegará a un acuerdo. Hay que tener en consideración que la parte más fuerte siempre debe respetar los intereses y la dignidad de la parte más débil. Pero ¿qué ocurre si una parte intenta imponer a otra sus propias condiciones? Muy sencillo, la negociación se rompe. En una negociación hay que tratar de convencer, no de vencer.
-Firmar un acuerdo claro y preciso, sin lugar a interpretaciones, y que ante todo su cumplimiento se haga electivo por ambas partes.
-Agasajar a los invitados.
-Obtener beneficios, normalmente económicos.

Definición de Protocolo Empresarial

El protocolo empresarial se define como el conjunto de normas y técnicas necesarias para la planificación, preparación, desarrollo y control de cualquier acto promovido por una empresa privada o institución. Comprenderá todas aquellas normas que marca la propia empresa, conforme a su organigrama, estatutos, o beneficio que persiga el acto y conforme a los usuarios sociales o las costumbres establecidas.

INTRODUCCIÓN

En los negocios es sumamente importante saber qué hacer y en qué momento es más apropiado. El protocolo abarca todo en los negocios: el saludo, las presdentaciones, la forma de dirigirse a otras personas, los temas de conversación, cómo comportarse en determinados eventos, cómo vestirse de la forma más apropiada, e incluso la forma de despedirse cuando ya todo se da por finalizado. Es importante potenciar la acción protocolaria en las empresas, para potenciar su marca con mayor creatividad y fiabilidad.